Efficacité professionnelle

Le secret d’une réunion réussie est une réunion courte, rondement menée et surtout préparée ! Le fait d’arriver les mains dans les poches est rarement payant, sauf orateur professionnel connaissant parfaitement son sujet.

Celui qui dirige une réunion doit donc garder la main, sous peine de débordements : digressions, attitudes de fermeture des auditeurs, décrochages des participants dont le téléphone portable devient rapidement le seul centre d’intérêt.

La personne qui « anime » une réunion exerce donc à la fois une fonction d’encadrement et de passeur de message. Bien commencer sa réunion est indispensable pour éveiller la curiosité. Principe de base : annoncer quel est l’objectif de la réunion, quel va être son déroulement, sa durée et, dés le début, impliquer les participants. La bonne technique : illustrez vos propos par des exemples concrets.

Le ton sur lequel vous prendrez la parole est également important : un bon orateur se reconnaît, entre autres, à la manière dont il réussit à prendre la parole. A fortiori s’il s’agit d’un brainstorming. Dans ce cas précis, l’enjeu consiste à faire naître et à partager de bonnes idées : une liberté d’expression nécessairement bien balisée, sous peine de tomber dans le travers « discussion du café du commerce ».

Même conseil lorsque l’on initie une réunion « nouvelle formule » de type visioconférence : la distance incite au décrochage. Pour toutes ces visioconférences et autres nouvelles formes de réunions, le maintien de l’attention est au cœur de la réussite de la séance.

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A l’ère d’internet et des SMS, savoir bien s’exprimer par écrit est en passe de redevenir un facteur de différenciation.

Au-delà du recruteur qui mettra de côté une lettre de motivation bourrée de faute, une bonne orthographe est importante pour qui veut évoluer professionnellement. La meilleure façon de se l’approprier est d’entretenir une relation suivie avec l’écrit en lisant, un peu tous les jours…

Après l’orthographe vient la question du style. Une lettre, un compte-rendu, un rapport ou encore une circulaire ne s’écrivent pas de la même manière. Il existe des techniques d’expression et de communication permettant d’être efficace à l’écrit, c’est-à-dire de transmettre sa pensée de manière concise.

Et, même si ces notes effectuées dans le cadre professionnel ne vont avoir qu’une existence éphémère, il importe de les soigner en veillant à ne pas déformer les propos des divers interlocuteurs, ni à introduire des nuances qui ne s’y trouveraient pas.

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Stress et mauvaise gestion du temps sont souvent liées. A cela s’ajoutent fatigue, anxiété et inefficacité…

Première étape : identifier les « voleurs » de temps, ces activités chronophages ayant tendances à absorber beaucoup de temps sans efficacité. Parmi celles-ci, le surf sur internet (plus de 50 % du temps passé sur internet au travail ne serait pas en lien direct avec la mission du salarié), mais aussi les réunions mal organisées qui s’éternisent, les bavardages au téléphone ou les pauses qui parfois ne s’imposent pas.

Mais ces voleurs de temps ne sont pas seuls à nous empêcher d’être efficaces. Une mauvaise organisation personnelle est à l’origine de nombreux retards : « Le paradoxe de la gestion des priorités, c’est qu’une grande partie des gens gèrent d’abord leur propres priorités, c’est-à-dire leurs tâches préférées, au détriment de celles demandées », note ce consultant spécialisé en organisation du travail. Et si nous commencions déjà par revoir nos priorités ?

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