Les secrets d’une visioconférence réussie

On n’anime pas une visioconférence comme une réunion traditionnelle. Les contraintes liées à la technique et à la distance supposent un mode opérationnel spécifique. Explications.

 La réussite d’une visioconférence est souvent conditionnée par sa préparation. Quelques jours avant, il faut envoyer par mail à tous les intervenants une convocation qui rappelle l’heure et la date du rendez-vous, les modalités d’accès, l’ordre du jour, ainsi que les choses éventuelles à préparer... Lorsque la réunion concerne plusieurs pays, il faut également mentionner la langue qui sera utilisée…

La veille : piqûre de rappel

 « La veille, l’animateur doit envoyer un second message pour rappeler à tout le monde le rendez-vous, conseille Pia Martin, responsable de l’offre communication chez Cegos Formation. Dans ce mail, il faut aussi préciser l’ordre de passage des interlocuteurs et le scénario complet de la conférence, avec à chaque fois le timing estimé pour chaque intervenant et chaque sujet abordé. »

Le bug, ennemi numéro 1

 Le jour J, l’animateur doit soigner le décor, en installant par exemple en toile de fond un kakemono, et s’assurer qu’il n’est pas à contre-jour. Quelques minutes avant le début, il est conseillé d’effectuer une dernière répétition pour s’assurer que le dispositif technique fonctionne bien. « Comme un bug est vite arrivé, mieux vaut prévoir une assistance technique au moins 30 minutes avant le démarrage et pendant la première demi-heure auprès de la hotline du fournisseur, estime Pia Martin. Comme cela, si l’un des intervenants rencontre un problème, l’animateur n’aura pas à le gérer. »

Gare au timing !

 La conférence doit démarrer à l’heure, par respect pour les intervenants. Les retardataires prendront le train en marche. Pour commencer, l’animateur doit inviter chaque personne à se présenter. « Comme dans une vraie réunion, il est important de dire bonjour, de savoir qui est là, souligne Pia Martin. Cette présentation rapide va permettre de créer du lien entre les participants. »

Fixer les règles du jeu

 La présentation terminée, l’animateur doit ensuite fixer les règles du jeu. La plupart des solutions de visioconférence invitent aujourd’hui les participants qui veulent intervenir ou poser une question à s’adresser d’abord à l’animateur pour ne pas perturber le bon déroulement des échanges. Pour éviter que la conférence parte dans tous les sens, il faut également faire respecter les temps de parole et l’ordre du jour. Il faut aussi veiller à ce que les gens ne fassent pas autre chose pendant les échanges, regarder leur mail, envoyer des SMS...
Dernier point, une visioconférence demandant beaucoup de concentration et de calme, mieux vaut ne pas dépasser l’heure et demi de réunion afin de conserver des échanges de qualité.

Yves Rivoal